Onbelaste vaste reiskostenvergoeding voor medewerkers stopt per 1 april 2021. Veel werkgevers willen deze vergoeding daarom wijzigen.
Bestaande vaste reiskostenvergoedingen vastgesteld voor 13 maart 2020 kunnen nog tot 1 april 2021 (in plaats van 1 februari 2021) door werkgevers onbelast worden vergoed. Daarna tellen thuiswerkdagen niet meer als reisdagen en moet de werkgever het reisgedrag van medewerkers opnieuw in kaart brengen.
Het feit dat het nog tot 1 april a.s. is toegestaan om de reiskostenvergoeding onbelast te blijven uitbetalen, betekent niet dat de werkgever dit ook hoeft te doen. Veel werkgevers hebben de vergoeding al aan het begin van de crisis stopgezet. Immers, de werknemer maakt geen reiskosten. Een werkgever kan overstappen naar een declaratiesysteem waarbij alleen daadwerkelijk afgelegde kilometers nog worden vergoed. Daarnaast kan gekozen worden voor een thuiswerkvergoeding, als tegemoetkoming voor gemaakte kosten door werknemers.
Kan de vaste reiskostenvergoeding eenzijdig, zonder instemming van een medewerker worden gewijzigd?
Als de reiskostenvergoeding een pure onkostenvergoeding betreft is het antwoord op de vraag ja. Als sprake van een arbeidsvoorwaarde of verworven recht, dan is wijziging alleen mogelijk met instemming van de medewerker.
Maar is toestemming van een medewerker altijd nodig bij wijziging van een arbeidsvoorwaarde?
Nee, onder omstandigheden kan de werkgever de wijziging toch eenzijdig, dus zonder toestemming, doorvoeren. Deze omstandigheden worden de Stoof/Mammoet-toets genoemd:
(a) er is sprake van een gewijzigde situatie,
(b) die in redelijkheid maakt dat de betreffende wijziging moet worden doorgevoerd en
(c) de wijziging mag in redelijkheid van de medewerker worden verlangd.
Als aan deze drie vereisten wordt voldaan mag de werkgever de wijziging doorvoeren. Als de medewerker het hier niet mee eens is, kan hij dit door de rechter laten toetsen.
In het algemeen kan gezegd worden dat door corona sprake is van een gewijzigde situatie waardoor de reiskosten niet meer worden gemaakt. Daarnaast mag de werkgever de vaste vergoeding per 1 april a.s. niet meer onbelast vergoeden als het reisgedrag niet meer voldoet aan de fiscale eisen. De kans is in het algemeen groot dat verlangd kan worden dat de medewerker de wijziging accepteert, maar dit kan per situatie verschillen. Bepalend is bijvoorbeeld ook of er een passende alternatieve regeling wordt geboden die de onkosten van de medewerker vergoedt.
Wilt u advies over het stopzetten van de onbelaste vaste reiskostenvergoeding? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op!